Инструкция

Как настроить и запустить систему лояльности для вашей кофейни

Быстрый старт

Добро пожаловать! Эта инструкция проведёт вас через все этапы настройки системы лояльности для вашей кофейни. Отметьте шаги чек-листа ниже по мере настройки — панель запомнит прогресс.

Чек-лист первого дня

Вход в панель

Откройте панель владельца

Перейдите по адресу, который вам предоставил администратор системы.

Введите учётные данные

Введите логин и пароль, полученные от администратора.

Смените пароль при первом входе

Перейдите в раздел Настройки и установите надёжный пароль. Минимум 10 символов, цифры и буквы разного регистра.

Логин и пароль бариста формируются автоматически при создании аккаунта. Каждый бариста входит в отдельную панель бариста, а не в эту панель владельца.

Начните с создания наград — клиенты сразу видят их в боте и это мотивирует копить баллы. Хорошая стартовая награда: «Бесплатный кофе» за 500–800 баллов.

Дашборд

Дашборд — главная страница панели. Здесь собраны все ключевые метрики вашей кофейни в реальном времени. Данные обновляются автоматически каждые 30 секунд.

Блоки дашборда

Основные метрики

Всего пользователей — общее число зарегистрированных клиентов и активных (совершивших хотя бы одну покупку).

Новых сегодня — регистраций за текущий день, в подписи — за неделю.

Покупок сегодня — транзакций, проведённых через панель бариста сегодня.

Выручка сегодня — сумма всех покупок, внесённых бариста за день.

Вторичные метрики

Подарков получено — награды, заказанные клиентами через бота.

Испытаний выполнено — завершённые задания за неделю.

Вращений колеса — активность в игровых механиках.

Автоматические выводы

Под основными метриками система автоматически генерирует бизнес-инсайты: сравнивает текущую неделю с предыдущей, указывает тренды выручки, рост базы клиентов, вовлечённость.

Графики (последние 30 дней)

Регистрации — новые пользователи по дням.
Выручка — доходы по дням.
Конверсия — сколько пользователей сделали хотя бы одну покупку.
Распределение рангов — доля клиентов по уровням.
Популярные награды — рейтинг самых частых подарков.

Хорошая конверсия — 70% и выше. Если меньше 50%, это сигнал: возможно, клиенты регистрируются, но не совершают повторные покупки. Попробуйте запустить рассылку с акцией.

Статистика

Раздел «Статистика» содержит детальную разбивку метрик по временным периодам и помогает отслеживать долгосрочные тренды.

Пользователи

Сравнение новых регистраций по периодам: сегодня / неделя / месяц, активность базы и среднесуточный прирост.

Транзакции и выручка

Покупки, выручка и выданные баллы — каждая с разбивкой «сегодня / неделя / месяц».

Вовлечённость

Статистика по использованию подарков, выполнению испытаний, вращениям колеса и рефералам за неделю.

Контент

Сколько наград и испытаний создано, активно и использовано.

Раздел статистики использует те же данные, что и дашборд, но с более детальной разбивкой. Используйте его для ежемесячных отчётов и оценки эффективности акций.

Управление клиентами

Раздел «Пользователи» — полный список всех клиентов вашей кофейни с подробной информацией по каждому.

Что видно в списке клиентов

Имя и ник Telegram

ФИО, отображаемое в боте

Ранг

Новичок / Любитель / Профи / Мастер

Баллы

Текущий баланс доступных баллов

Всего баллов

Накопленные за всё время (определяет ранг)

Дата регистрации

Когда клиент впервые написал боту

Последняя активность

Когда была последняя покупка

Действия с клиентом

Нажмите на строку клиента, чтобы открыть детальную карточку. Там доступны:

Ручное начисление баллов — добавьте баллы с комментарием.
Списание баллов — уберите баллы при необходимости.
История операций — все начисления, списания и активированные подарки.
Блокировка — заблокированный клиент не может пользоваться ботом.

Система рангов

Ранг	Накоплено баллов	Множитель начислений
Новичок	от 0	×1.0 (базовый)
Любитель	от 500	×1.2
Профи	от 1 500	×1.5
Мастер	от 3 000	×2.0

Поиск по имени или Telegram-нику доступен в строке поиска над таблицей.

Ранг рассчитывается на основе суммарно накопленных баллов за всё время, а не текущего баланса. Потратив баллы на награду, клиент не понижается в ранге.

Каталог подарков

Каталог наград — список подарков, которые клиенты могут заказать за накопленные «Магические Кристаллы» (Б). Клиент видит каталог прямо в боте.

Создание награды

Нажмите «Создать награду»

Кнопка находится в правом верхнем углу раздела «Каталог подарков».

Заполните поля

Название — краткое и аппетитное. Пример: «Бесплатный капучино».
Описание — расскажите подробнее: что входит, условия получения.
Стоимость в Б — сколько баллов нужно потратить.
Категория — Малые / Средние / Великие / Легендарные.

Сохраните и активируйте

Включите «Активна» и нажмите «Создать». Награда сразу появится в боте.

Категории наград

Малые

100–400 Б

Бесплатный сироп, скидка 10%

Средние

500–1 000 Б

Бесплатный кофе, закуска

Великие

1 500–3 000 Б

Набор кофе, подарочная карта

Легендарные

5 000–8 000 Б

Кофемашина, абонемент

Держите в каталоге награды в каждой категории. Оптимальный стартовый каталог: 2–3 малых, 2 средних, 1 великая.

Управление наградами

Включить/выключить — переключатель «Активна» скрывает награду из бота, не удаляя её.
Скрыть из каталога — награда пропадает у клиентов, но данные и история сохраняются.
Удалить полностью — безвозвратно, вместе со всей историей получений.

Не устанавливайте стоимость ниже, чем себестоимость позиции. Например, если капучино стоит вам 80 ₽, а клиент получает 10% баллов за покупки, бесплатный кофе не должен стоить дешевле 800 Б.

Испытания

Испытания — задания для клиентов, выполнение которых приносит бонусные баллы. Это ключевой инструмент вовлечения: клиент приходит к вам целенаправленно, а не случайно.

Периодичность

Ежедневные

Обновляются каждый день. Пример: «Сделай первый заказ сегодня».

Еженедельные

Обновляются в понедельник. Пример: «Сделай 5 заказов за неделю».

Создание испытания

Перейдите в раздел «Испытания» в меню

Нажмите «Создать испытание».

Выберите периодичность

Выберите готовый вариант — «Ежедневное», «Еженедельное», «Разовое» или «Акция». Панель сама подставит нужные технические настройки. Расширенные настройки доступны по кнопке рядом, если нужен нестандартный вариант.

Задайте награду и цель

Сколько баллов получит клиент и сколько раз нужно выполнить действие для завершения.

При необходимости добавьте условия

В блоке «Дополнительные условия» можно ограничить испытание по времени суток, дням недели, сумме покупки или рангу клиента.

Хорошо работает комбинация: 1 ежедневное простое испытание (1 покупка → 20 Б) и 1 еженедельное сложное (5 покупок за неделю → 150 Б). Это формирует привычку посещений.

Колесо фортуны

Колесо фортуны — игровая механика для повышения вовлечённости. Клиент может крутить его бесплатно раз в 24 часа или за баллы дополнительно.

Настройка призов

Перейдите в раздел «Колесо фортуны» в меню. Там вы видите список всех призов, их доли и живое превью колеса.

Название приза

Пример: «50 Б», «Бесплатный кофе», «Повезёт в следующий раз»

Значение

Сколько баллов получит клиент (0 для «пустого» сектора)

Доля, %

Чем выше число, тем чаще выпадает приз. Сумма долей активных призов должна давать около 100%

Рекомендуемое распределение: 40% — малые призы, 30% — средние, 20% — «без приза», 10% — крупный приз. Это поддерживает интерес без ущерба для маржи. Страница «Колесо фортуны» подсвечивает жёлтым, если доли не сходятся к 100%.

Управление бариста

Раздел «Бариста» позволяет создавать учётные записи для сотрудников. Каждый бариста работает в отдельной панели по своему логину и паролю.

Создание аккаунта бариста

Нажмите «Добавить бариста»

Кнопка в правом верхнем углу раздела.

Введите данные сотрудника

Полное имя (видно в статистике транзакций) и, по желанию, номер телефона.

Получите и сохраните логин/пароль

После создания система автоматически генерирует учётные данные. Они показываются только один раз — скопируйте или запишите.

Передайте данные бариста

Лично или через мессенджер.

Пароль бариста отображается однократно при создании. Если бариста его потерял, воспользуйтесь функцией «Сбросить пароль» в карточке сотрудника.

Статистика бариста

Количество проведённых транзакций
Общая сумма выручки за все транзакции
Дата последнего входа в панель
Список последних транзакций с суммами и клиентами

Базовый тариф позволяет создать до 3 аккаунтов бариста. На Полном тарифе и в пробном периоде количество бариста не ограничено.

Как работает панель бариста

Панель бариста — отдельный веб-интерфейс, доступный сотруднику на телефоне, планшете или компьютере. Здесь проводятся все операции с клиентами.

Адрес и вход

Адрес панели бариста — тот же, что у панели владельца, с суффиксом /barista-login.

Удобно добавить панель бариста на главный экран телефона как веб-приложение. Так сотрудник будет открывать её одним нажатием, как обычное приложение.

Начисление баллов за покупку

Сканирование QR-кода клиента

Клиент открывает бота и показывает QR-код. Бариста нажимает «Сканировать QR» и наводит камеру.

Проверка клиента

Появляется карточка клиента: имя, ранг, текущий баланс баллов. Если клиент — партнёр, отображается его процент скидки.

Ввод суммы покупки

Бариста вводит сумму покупки и нажимает «Начислить».

Подтверждение

Клиент получает уведомление в Telegram с подробностями начисления.

Панель бариста — начисление баллов

Клиент найден

Анна Петрова

Ранг: ПрофиБаллы: 1 240 Б

Активация награды

Клиент заказывает подарок в боте и получает 4-значный код или QR-код. Бариста активирует его:

Через QR-код

Нажмите «Сканировать QR» — система сама определит, что это награда, и предложит активировать.

Через 4-значный код

Клиент называет 4 цифры, бариста вводит их в поле «Код награды».

Один QR-код и один 4-значный код действительны 5 минут. Если код просрочен — попросите клиента обновить его в боте.

Модерация отзывов в панели бариста

Если у вас включена система отзывов (тариф «Полный»), в панели бариста появляется раздел «Отзывы на проверке». Бариста может:

Посмотреть скриншот отзыва, отправленного клиентом
Одобрить отзыв — клиент получит обещанную награду
Отклонить с указанием причины — клиент получит уведомление

Уведомления и рассылки

Раздел «Уведомления» позволяет отправлять сообщения всем клиентам сразу через бота. Это мощный канал для акций, новостей и напоминаний.

Создание рассылки

Нажмите «Создать рассылку»

Новая рассылка создаётся в разделе «Уведомления».

Напишите текст сообщения

Сообщение должно быть коротким и содержательным — 2–4 предложения.

Добавьте изображение (необязательно)

Поддерживаются JPG и PNG до 5 МБ.

Запустите отправку

Рассылка уйдёт всем активным пользователям бота.

Лучшее время для рассылок: утро (08:00–10:00) и обед (12:00–14:00) в будни. Не чаще 2–3 раз в неделю, чтобы не раздражать клиентов.

Примеры эффективных рассылок

Акция

Двойные баллы в эту пятницу! Приходите с 10 до 14 и получайте ×2 баллов за каждую покупку.

Напоминание

Вы ещё не выполнили испытания этой недели. Успейте до воскресенья!

Новинка

Встречайте: холодный матча-латте теперь в меню! Первым 20 гостям — +50 баллов к покупке.

Система отзывов

Полный

Инструмент для автоматизированного сбора отзывов в Яндекс.Картах. Клиент оставляет отзыв, делает скриншот, отправляет в бот — и получает подарок.

Настройка

Перейдите в раздел «Отзывы»

Если тариф не позволяет, раздел отображается с предложением обновиться.

Вставьте ссылку на вашу точку в Яндекс.Картах

Скопируйте ссылку из адресной строки на странице вашей кофейни.

Задайте награду за отзыв

Название и описание подарка, который получит клиент после подтверждения отзыва.

Напишите инструкцию для клиентов

Опишите шаги: зайти на карты → найти кофейню → написать отзыв → сделать скриншот → отправить боту.

Активируйте систему

Переключите тумблер «Система отзывов» в положение «Активна».

Модерация отзывов

ОжидаетКлиент отправил скриншот, ждёт подтверждения

ОдобренОтзыв подтверждён, клиент получил награду

ОтклонёнСкриншот не прошёл проверку, отправлена причина

Проверяйте скриншоты — убедитесь, что это действительно отзыв о вашей кофейне.

Партнёрская программа

Полный

Партнёры — VIP-клиенты, которым предоставляется постоянная скидка. При каждой покупке бариста видит уведомление о статусе партнёра и применяет скидку вручную.

Как работает

Вы добавляете клиента в список партнёров из раздела «Партнёры» и указываете размер скидки (в %).

Когда этот клиент показывает QR-код бариста, в панели бариста появляется баннер о партнёрской скидке.

Бариста применяет скидку и вводит итоговую сумму. Баллы начисляются с суммы после скидки.

Партнёрский статус — хороший инструмент для удержания крупных корпоративных клиентов или постоянных посетителей.

Настройки

В разделе «Настройки» — ключевой параметр начисления баллов для вашей кофейни.

Процент начисления баллов

Сколько баллов клиент получает за каждые 100 ₽ покупки

По умолчанию 10%: за покупку на 200 ₽ клиент получает 20 Б. Диапазон: 1% — 50%.

200 ₽ × 10% = 20 баллов (× множитель ранга)

Хороший баланс: 8–12%. Слишком высокий процент снижает маржинальность, слишком низкий — не мотивирует клиентов.

Бот ВКонтакте

Помимо Telegram-бота, систему лояльности можно подключить к сообществу ВКонтакте. Клиенты, которые не пользуются Telegram, смогут полноценно участвовать в программе лояльности через ВК.

Что получает клиент ВКонтакте

Регистрация через бота сообщества
Просмотр баланса баллов и ранга
Каталог подарков и испытания
Колесо фортуны
QR-код для покупок в кофейне
Реферальная программа (тариф «Полный»)

Для подключения бота к ВКонтакте обратитесь к администратору системы — он всё настроит.

Единая база клиентов

Клиент, зарегистрированный и в Telegram, и в ВК, имеет одну учётную запись с общим балансом.

QR-код работает везде

QR-код из Telegram-бота и QR-код из VK-бота одинаковые и взаимозаменяемы.

На дашборде отображается блок «Платформы пользователей»: сколько клиентов зарегистрировано в Telegram, сколько в ВКонтакте, и сколько использует оба бота.

Частые вопросы

Клиент потерял телефон. Как восстановить его аккаунт?

Аккаунт привязывается к Telegram ID или VK ID, а не к номеру телефона. Клиенту достаточно войти в тот же аккаунт с нового устройства — всё сохранится автоматически.

Клиент говорит, что не получил баллы за покупку.

Проверьте историю транзакций в разделе «Пользователи» → карточка клиента → «История». Если транзакции нет — начислите баллы вручную.

Как поменять пароль бариста, если он забыл старый?

Раздел «Бариста» → строка сотрудника → «Сбросить пароль». Система сгенерирует новый пароль.

Можно ли добавить больше 3 бариста?

Да, на тарифе «Полный» и в пробном периоде количество бариста не ограничено. На тарифе «Базовый» — до 3 аккаунтов.

Как работает множитель ранга?

Итоговое начисление умножается на коэффициент ранга. Например: 30 Б базовых × 1.5 (ранг «Профи») = 45 Б.

Клиент зарегистрировался в боте ВКонтакте и в Telegram — это два разных аккаунта?

По умолчанию — да, пока они не связаны вручную через бота одной из платформ.

Как узнать, когда заканчивается подписка?

Дата окончания и количество оставшихся дней отображаются в левом нижнем углу боковой панели. За 7 дней до окончания появляется предупреждение.

Нужна помощь?

Если ответ на ваш вопрос не нашёлся — обратитесь к администратору системы. Укажите название кофейни и опишите проблему подробно.

@andrey_maxo

Система лояльности